sábado, 5 de febrero de 2011

El reto del control de la cobranza

Durante los últimos años hemos visto con mucha preocupación el crecimiento de los fraudes y desfalcos en las empresas, sobre todo perpetrados por sus empleados. De hecho, de acuerdo con diversas firmas consultoras, prácticamente todos los fraudes operativos que sufren las compañías son responsabilidad de su propio personal.
Paradójicamente, la mecanización y sistematización de muchos procesos, de la mano de la aplicación monótona de controles básicos han generado ambientes de confianza en las direcciones administrativas que relajan la aplicación de otros controles más específicos y detallados. En otras palabras, hemos creído que la aplicación de procesos de control basados en tecnologías de la información son siempre suficientes sin considerar la interacción de las personas con tales sistemas.
En este contexto, una de las áreas con mayores elementos de interacción de procesos TI con capital humano es regularmente la correspondiente a funciones de cobranza, sobre todo en negocios pequeños y medianos. Por ello, los departamentos de cobranza despiertan una de las áreas de mayor riesgo en ejecución de fraudes y lesiones al patrimonio y recursos frescos de las empresas.
Algunos factores de riesgo en departamentos de cobranza en materia de fraudes que debe ser evaluados y cubiertos con controles específicos:
1. Cobranza en efectivo
2. Funciones de cobranza ejecutadas por vendedores
3. Depósitos y transferencias electrónicas NO referenciadas
4. Pagos parciales o abonos incompletos a operaciones amparadas con facturas; y
5. Funciones de aplicación contable de pagos de clientes realizadas por vendedores o cobradores

En contrapartida, los controles a considerar para mitigar estos riesgos tienen que ver con la referencia automática bancaria de depósitos, la adecuada segregación de funciones de cobranza desligando a personal de ventas en ella y la obtención de cobros por operaciones completas o la aplicación de procedimientos integrales que permitan la completa identificación de abonos parciales de clientes y su seguimiento.
Especialmente, los procesos de segregación y delimitación de funciones entre las tareas de ventas y las de cobranza resultan fundamentales para asegurar mejores prácticas en cobranza. Es una práctica muy común y altamente indebida la de aprovechar recursos y capital humano y ligar funciones de cobro con procesos de cobranza provocando concentraciones de decisiones en cuanto a plazos crediticios y políticas sobre cobro o aplicaciones administrativas y contables de tales cobros.
Analizar con detenimiento la composición, métodos, y operaciones de los departamentos de cobranza puede ahorrar varios dolores de cabeza a la organización.Créanme.

5 comentarios:

  1. Estupendo análisis. Felicidades.

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